(Ostatnia modyfikacja: 7 czerwca 2017)  

Obowiązującą zasadą wszelkich zakupów sprzętu na Uczelni jest ich wcześniejsze zaplanowanie. Odbywa się to poprzez dostarczenie do Sekcji ds Aparatury do 15.11 roku poprzedzającego planowane zakupy dokumentu Planowane zapotrzebowanie jednostki organizacyjnej . Dokument ten nie zawiera szczegółowych informacji o zakupie, a jedynie ogólne informacje o rodzaju zakupu i szacowanejj kwocie (np. urządzenia drukująco-kopiujące 14.000 zł, komputery 24.000 zł itp) dla wszystkich planowanych zakupów.

Dokumentem na podstawie którego dokonuje się zakupu konkretnego urządzenia jest zapotrzebowanie. Wypełnione i podpisane Zapotrzebowanie jest podstawą do określenia Trybu Udzielenia Zamówienia. Obowiązującym trybem jest Tryb Ustawowy (Art. 39) czyli ogłaszany w określonych terminach przetarg. W szczególnych przypadkach możliwy jest Tryb Pozaustawowy (Art. 4 pkt 8).
Tryb Pozaustawowy jest określony w Regulaminie PZP i precyzuje sytuacje, w których znajduje on zastosowanie, to jest; awaria sprzętu; kradzież; utworzenie nowego stanowiska pracy; pozyskanie grantu/projektu; inne których nie udało się przewidzieć za uzasadnieniem okoliczności. Dla trybu Pozaustawowego niezbędne jest dołączenie do zapotrzebowania Protokołu Konieczności.  Jest to dokument uzasadniający zakup sprzętu, który zgodnie z Planem Zamówień Publicznych powinien być kupowany w trybie przetargu, a w wyniku zaistniałych okoliczności powstała potrzeba pilnego zakupu bez oczekiwania na procedury przetargowe.
Decyzję o Trybie Pozaustawowym podejmuje Kierownik Działu Zamówień Publicznych, Kierownik Sekcji ds Aparatury i Kanclerz. W przypadku pozytywnej decyzji, Zamawiający może realizować zamówienie w oparciu o Oświadczenie o dokonaniu rozeznania rynku.
Integralną częścią zapotrzebowania powinien być szczegółowy opis przedmiotu zamówienia lub jego specyfikacja.

Po zrealizowaniu zamówienia komplet dokumentów – Zapotrzebowanie, Oświadczenie i Faktura powinny znaleźć się w Sekcji ds Aparatury.

Zdarza się, że najniższa zaoferowana przez Oferenta kwota, przekracza środki przeznaczone na realizację zapotrzebowania. Mimo to istnieje możliwość realizacji zapotrzebowania, pod warunkiem uzyskania dodatkowych (brakujących) środków potwierdzonych na Wniosku o zwiększenie wysokości środków finansowych.

 

Niektóre dokumenty wymagają podania kodu CPV. Kody dla poszczególnych urządzeń można wyszukać np. na tej stronie http://www.portalzp.pl/kody-cpv/
W przypadku wątpliwości prosimy o kontakt z pracownikami Sekcji ds Aparatury.